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CONCEPTO DE ORGANIZACIONES
- La vida de las personas conforma una infinidad de interacciones con otras personas y con las organizaciones.
- Por ser eminentemente social e interactivo, el ser humano no vive aislado, sino en continua interacción con sus semejantes.
- Debido a sus limitaciones individuales, los seres humanos tienen que cooperar unos con otros, y deben conformar organizaciones que les permitan lograr algunos objetivos que no podrían alcanzar mediante el esfuerzo individual.
- Una organización es un sistema de actividades conscientemente coordinadas, formado por dos o más personas cuya cooperación recíproca es esencial para la existencia de aquella. Una organización solo existe cuando:
- Hay personas capaces de comunicarse,
- Están dispuestas a actuar conjuntamente, y
- Desean obtener un objetivo común.
- La disposición de contribuir con acción quiere decir, ante todo, disposición de sacrificar el control de su propio comportamiento, en beneficio de la coordinación.
- Esto indica que el sistema total de contribuciones es inestable, puesto que el aporte individual cambia enormemente, no solo en función de las diferencias individuales de los participantes, sino también del sistema de recompensas otorgadas por la organización para aumentar las contribuciones
- Existen varias clases de necesidades que las organizaciones pueden ayudar a satisfacer:
- Emocionales, Espirituales, Intelectuales, Económicas, etc
- En síntesis, las organizaciones existen para que los miembros alcancen objetivos que no podrían lograr de manera aislada, debido a las limitaciones individuales.
- En las organizaciones, la capacidad intelectual y la capacidad física no son las que impiden la consecución de muchos objetivos humanos, sino la falta de habilidad para trabajar con otras personas de manera eficaz.
- Existe una gran variedad de organizaciones:
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- Todas ellas influyen en la vida de los individuos, y son parte integral del medio donde el hombre trabaja, se recrea, estudia, compra, satisface sus necesidades, etc
- La influencia de las organizaciones en la vida de los individuos es fundamental:
- La manera como las personas viven, se visten, se alimentan, y sus expectativas, sus convicciones y sus sistemas de valores experimentan una enorme influencia de las organizaciones, que a su vez se ven influenciadas por el modo de pensar y sentir de sus miembros.
- La sociedad moderna está conformada por organizaciones complejas en extremo. Al observarlas con cuidado, reflejan diversas actividades susceptibles de analizarse en varios niveles: los individuos, los pequenos grupos, las relaciones entre grupos.
- Las normas, los valores y las actitudes existen bajo un patrón muy complejo y multidimensional, esto constituye la base para comprender los fenómenos organizacionales
- Las organizaciones tienden a crecer a medida que prosperan, hecho que se refleja en el aumento de personal, con ello se se incrementa el número de niveles jerárquicos, lo cual produce un distanciamiento gradual entre las personas con sus objetivos individuales y la cúpula de la organización, con sus objetivos organizacionales
- Dicho distanciamiento lleva casi siempre a un enfrentamiento entre los objetivos de los miembros y los objetivos de la dirección
- Características de organizaciones complejas:
- Complejidad. Las organizaciones difieren de los grupos y sociedades por la complejidad estructural, que nace de la diferenciación vertical y la horizontal existentes en las organizaciones.(organizaciones altas y organizacionesplanas, interacción se torna indirecta )
- Anonimato. El énfasis se hace en las tareas u operaciones, no en las personas; importa que la actividad se realice, no quién la ejecuta.
- Rutinas estandarizadas para procedimientos y canales de comunicación.
- Estructuras personalizadas no oficiales. Configuran Ia organización informal, paralela a Ia organización formal.
- Tendencia a Ia especiaIización y Ia proliferación de funciones. Pretende separar las líneas de autoridad formal de las de competencia profesional o técnica.
- Tamaño. Característica determinante de las grandes organizaciones. El tamaño está dado por el número de participantes y dependencias que conforman la organización.
DIVERSAS ERAS DE LA ORGANIZACIÓN
LAS ORGANIZACIONES COMO SISTEMAS SOCIALES
- Desde una perspectiva más amplia, las organizaciones son unidades sociales (o agrupaciones humanas) intencionalmente construidas y reconstruidas para lograr objetivos específicos.
- Además, se reconstruyen (se reestructuran y se redefinen), a medida que los objetivos propuestos se logran o se descubren mejores medios para obtenertos a menor costo y con menor esfuerzo. Una organización nunca constituye una unidad lista y acabada, sino un organismo social vivo y cambiante.
- Las organizaciones pueden dividirse en organizaciones (1) con ánimo de lucro y organizaciones (2) sin ánimo de lucro
- (1)Empresa es toda iniciativa humana que busca reunir e integrar recursos humanos y no humanos (financieros, físicos, tecnológicos, mercadológicos, etc.), cuyo propósito es lograr el autosostenimiento y obtener ganancias mediante la producción y comercialización de bienes o servicios
- (2) Iglesia,...
ORGANIZACIONES COMO SISTEMAS ABIERTOS
- Las organizaciones son sistemas abiertos. Sistema es un conjunto de elementos relacionados de modo dinámico, que desarrollan una actividad para alcanzar determinado objetivo o propósito
- Un sistema puede definirse como:
- Por consiguiente, un sistema consta de cuatro elementos esenciales:
- Entradas o insumos. Todo sistema recibe entradas o insumos del ambiente circundante. Las entradas (inputs) proporcionan al sistema los recursos e insumos necesarios para su alimentación y nutrición.
- Procesamiento u operación. Es el núcleo del sistema; transforma las entradas en salidas o resultados. Regularmente, to constituyen subsistemas (u órganos o partes) especializados en procesar cada clase de recurso o insumo recibido (importado) por el sistema.
- Salidas o resultados. Son el producto de la operación del sistema. Mediante estas salidas (outputs), el sistema envía (exporta) el producto resultante al ambiente externo.
- Retroalimentación. Es la acción que las salidas ejercen sobre las entradas para mantener el equilibrio del sistema. La retroalimentación (feedback) constituye, por tanto, una acción de retorno. La retroalimentación es positiva cuando la salida (por ser mayor) estimula y amplia la entrada para incrementar el funcionamiento del sistema; es negativa cuando la salida (por ser menor) restringe y reduce la entrada para disminuir la marcha del sistema. La retroalimentación sirve para lograr que el sistema funcione dentro de determinados parámetros o límites. Cuando el sistema no llega a esos límites, ocurre la retroalimentación positiva; la retroalimentación negativa tiene lugar cuando el sistema sobrepasa tales límites.
CARACTERISTICAS DE LOS SISTEMAS
- Todo sistema existe y funciona en un ambiente. Ambiente es todo lo que rodea a un sistema y sirve para proporcionarle los recursos necesarios para su existencia. El sistema entrega sus resultados al ambiente. Aunque el ambiente es una fuente de recursos e insumos, también lo es de contingencias y amenazas para el sistema.
- Los sistemas se clasifican:
Cerrados o abiertos, según el modo como interactúan con el ambiente.
- El sistema cerrado tiene pocas entradas y salidas en relación con el ambiente externo, las cuales son bien conocidas y guardan entre sí una razón de causa y efecto: a una entrada determinada (causa) sigue salida determinada (efecto); por esta razón, el sistema cerrado también se denomina mecánico o determinista.
Ejemplo: Lo constituyen los motores, las máquinas y la mayor parte de la tecnología inventada por el hombre. Hay una clara separación entre el sistema y el ambiente, es decir, las fronteras del sistema están cerradas. Todo sistema depende, en alguna medida, del ambiente.
- El sistema abierto posee numerosas entradas y salidas para relacionarse con el ambiente externo, las cuales no están muy bien definidas, y sus relaciones causa y efecto son indeterminadas. Por esta razón, el sistema abierto también se denomjna orgánico. En otras palabras, el sistema abierto tiene una gran interdependencia con el ambiente, la cual no obedece a las leyes deterministas de la física.
Ejemplo: Las organizaciones en general y las empresas en particular, todos los sistemas vivos, especialmente el hombre.
RELACION ENTRE SISTEMAS Y ORGANIZACIONES
- El enfoque de sistema abierto concibe el sistema social como una relación dinámica con el ambiente, que recibe insumos, los transforma de diversos modos y elabora productos.
- El sistema abierto modifica la estructura y los procesos de sus componentes internos para adaptarse al ambiente.
- La organización puede considerarse como un modelo genérico de sistema abierto.
- El sistema debe recibir suficientes recursos para mantener las operaciones y exportar hacia el ambiente suficiente cantidad de recursos transformados (productos) para continuar el ciclo.
- La idea de considerar la organización como sistema abierto es antigua. Herbert Spencer afirmaba.
- Un organismo social se parece a un organismo individual en los siguientes rasgos fundamentales:
- En el crecimiento.
- En la forma de hacerse más complejo a medida que crece.
- En el hecho de que, al hacerse más complejo, sus componentes necesitan mayor interdependencia.
- Su vida tiene mayor duración, comparada con la de sus componentes
- En ambos casos existe una creciente integración, paralela a una creciente heterogeneidad.
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COMPORTAMIENTO ORGANIZACIONAL
- El comportamiento organizacional (frecuentemente abreviado CO) es un campo de estudio que investiga el impacto de los individuos, grupos y estructuras sobre el comportamiento dentro de las organizaciones, con el propósito de aplicar los conocimientos adquiridos en la mejora de la eficacia de una organización.
- El CO se ocupa del estudio de lo que la gente hace en una organización y la forma en que ese comportamiento afecta el desempeno de la misma.
- Hay un acuerdo general en que el CO incluye los tópicos centrales de motivación, comportamiento y poder del líder, comunicación interpersonal, estructura y proceso del grupo, aprendizaje, desarrollo y percepcion de actitudes, procesos de cambio, conflictos, diseno de trabajos y tension en el trabajo.
- El reemplazo de la intuición por el estudio sistemático.
- Cada uno de nosotros es un estudioso del comportamiento. Desde nuestros primeros años, hemos observado las acciones de otras personas y hemos intentado interpretar lo que vemos. Haya usted o no pensado explícitamente en esto, ha estado “leyendo” a la gente casi toda su vida. Usted observa lo que otros hacen y trata de explicarse por qué se han comprometido con ese comportamiento. Además, ha intentado predecir lo que podrían hacer en diferentes circunstancias
- Sin embargo, la mayoría de nosotros tiene un número de creencias que frecuentemente no logran explicar por qué la gente hace lo que hace. Para ilustrar este aspecto, considérense las siguientes afirmaciones sobre el comportamiento relacionado con el trabajo:
- Los trabajadores felices son trabajadores productivos.
- Todos los individuos son más productivos cuando su jefe es amistoso, confiable y accesible.
- Las entrevistas son mecanismos de selección eficaces para separar a los solicitantes que pueden ser empleados de alto desempeno, de aquellos que pueden tener un bajo desempeño.
- Todos deseamos un trabajo desafiante.
- Se tiene que atemorizar un poco a la gente para obligarla a hacer su trabajo.
- Todo mundo está motivado por el dinero.
- La mayorIa de la gente está mucho más preocupada por su salario que por el de los demás.
- Los grupos de trabajo más eficaces están desprovistos de conflictos.
- Muchos de los puntos de vista que se sostienen en relación con el comportamiento humano están basados en la intuición más que en los hechos. Como resultado, un enfoque sistemático para el estudio del comportamiento puede mejorar sus características explicativas y predictivas.
- La consistencia en comparación con las diferencias individuales.
- Los enfoques informales o de sentido común para obtener el conocimiento sobre el comportamiento humano son inadecuados .
- Algo que subyace en este enfoque sistemático es la creencia de que el comportamiento no sucede al azar. Está causado y dirigido hacia algún fin que el individuo cree, correcta o incorrectamente, que es en beneficio de sus intereses.
TEORÍA DE LA ORGANIZACIÓN
Una teoría consiste en analizar un fenómeno y explicarlo, intenta comprender las causas de ese fenómeno, lo cual nos sirve para intentar mejorar la realidad.
¿QUÉ SON LAS ORGANIZACIONES?
Instituciones en las que las personas se unen en sus esfuerzos, realizando tareas complejas, para lograr objetivos comunes (individuales y colectivos).
El hecho de trabajar coordinados entre sí para unos objetivos comunes no impide que las personas, dentro de la organización, busquen objetivos individuales.
Son entidades legales independientes, tienen capacidad para contratar, realizar intercambios, transacciones. En ese sentido son soberanas.
DIFERENCIA ENTRE ORGANIZACIÓN Y GRUPO
- Un grupo son dos o más personas trabajando juntas. Sin embargo, dentro de las organizaciones, tenemos dos o más grupos trabajando juntos.
- Hay tres niveles: individuo, grupo y organización. En el grupo sólo hay dos niveles: individuo y grupo.
- Ejemplos de organizaciones: universidad,
- Ejemplos de grupos: familia (padres e hijos solamente), equipo de fútbol (jugadores y entrenador).
TEORÍAS ACERCA DE LA ESTRUCTURA Y COMPORTAMIENTO ORGANIZACIONALES
- Las organizaciones se mueven en un nuevo escenario cuyas notas dominantes son:
- Se han desarrollado y defendido nuevas tecnologías de información y comunicación.
- Interrelación e integración de las economías nacionales.
- Entorno más complejo y dinámico.
LAS TEORÍAS DE LA CONTINGENCIA
- No existe un modelo organizacional, único y exclusivo para organizar: existe dependencia del ambiente externo, la variación en el medio ambiente y la tecnología influyen en la variación de la estructura organizacional.
- Se afirma, que la Teoría Contingencial marca una nueva pauta en la Teoría General de la Administración (TGA), dejando atrás algunos planteamientos pero que de una u otra manera contribuyeron al surgimiento de esta. Algunas de esas teorías son:
- Teoría Clásica: Concibió la organización como un sistema cerrado sin conexión con su ambiente exterior.
- Teoría de las Relaciones Humanas: Comprende un enfoque hacia el ambiente interno- lo que era valido para una organización humana era valido para las demás.
- Teoría de la Burocracia (Max Weber): Solo se preocupo por los aspectos internos y formales de un sistema cerrado, sin la participación individual.
- Teoría Estructuralista: Se hace el primer enfoque en la interacción organización-ambiente y se ve la organización como un sistema abierto
- Teoría de Sistemas: Es donde surge la preocupación por la creación de modelos abiertos mas o menos definidos que interactúan en forma dinámica con el ambiente
TAMAÑO Y ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL
- Toda empresa consta necesariamente de una estructura organizacional o una forma de organización de acuerdo a sus necesidades (teniendo en cuenta sus fortalezas), por medio de la cual se pueden ordenar las actividades, los procesos y en si el funcionamiento de la empresa.
- Se entiende por estructuras organizacionales como los diferentes patrones de diseño para organizar una empresa, con el fin de cumplir las metas propuestas y lograr el objetivo deseado.
ESTRUCTURA Y ORGANIZACIÓN DE LAS EMPRESAS
- Las empresas conscientes de que el trabajo humano organizado y tecnificado es la base de la eficiencia en sus actividades, independientemente de la naturaleza de estas (fabriles, comerciales, universitarias, bancarias, hoteleras, gubernamentales, etc.), han puesto especial interés a la organización como parte fundamental del proceso administrativo.
ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES FORMALES
Una organización formal es la constituida por una sanción oficial para lograr objetivos determinados, en ocasiones se le cita como una jerarquía de puestos. Existen cuatro componentes básicos en la organización formal:
a) El trabajo, el cual es divisionado.
b) Las personas que son asignadas y ejecutan este trabajo divisionado.
c) El ambiente en el cual se ejecuta el trabajo.
d) Las relaciones entre las personas ó las unidades las unidades trabajo-personas
Estructura Lineal
- Esta forma de organización se conoce también como simple y se caracteriza por que es utilizada por pequeñas empresas que se dedican a generar uno o pocos productos en un campo específico del mercado. Es frecuente que en las empresas que utilizan este tipo de organización, el dueño y el gerente son uno y el mismo.
- Ésta estructura es rápida, flexible, de mantenimiento de bajo costo y su contabilidad es clara
- La relación entre superiores y subordinados es cercana y la toma de decisiones se hace ágil.
- De igual manera presenta desventajas como el hecho de la especialización, se dificulta encontrar a un buen gerente puesto que se requiere un conocimiento general de la empresa, y se le dedica muy poco tiempo a la planeación, la investigación y el control.
- Como la autoridad esta centrada en una sola persona esta toma las decisiones y asume el control, los empleados están sujetos a las decisiones del gerente u propietario, llevando a cabo las operaciones para cumplir las metas
Estructura Matricial
- Consiste en la agrupación de los recursos humanos y materiales que son asignados de forma temporal a los diferentes proyectos que se realizan.
- Los empleados dentro de la matriz poseen dos jefes; un jefe de función: quien es la cabeza de la función, es decir, al cual se le informa acerca de los asuntos relacionados con aspectos funcionales; y el jefe de Proyectos que es el responsable de los proyectos individuales.
Estructura por Departamentalización
- Consiste en crear departamentos dentro de una organización.
- Esta creación por lo general se basa en las funciones de trabajo desempeñadas, el producto o servicio ofrecido, el comprador o cliente objetivo, el territorio geográfico cubierto y el proceso utilizado para convertir insumos en productos.
- El método o los métodos usados deben reflejar el agrupamiento que mejor contribuiría al logro de los objetivos de la organización y las metas de cada departamento.
- La departamentalización se puede dar de varias formas:
Una compañía que está organizada funcionalmente, separa el trabajo sobre la base de pasos, procesos o actividades que se llevan a cabo para obtener un determinado resultado final.
Se organiza de acuerdo a lo que se produce ya sean bienes o servicios; esta forma de organización es empleada en las grandes compañías donde cada unidad que maneja un producto se le denomina “divisiones” estos poseen subunidades necesarias para su operación.
Esta se da ya que algunas compañías encuentran que sus operaciones se adaptan de una mejor manera a grandes cadenas organizacionales basadas en zonas geográficas determinadas donde su empresa tiene cobertura, como las grandes cadenas de hoteles, compañías telefónicas, entre otras, que están divididos y organizados sobre la base de su ubicación. También se presentan en compañías cuyas principales actividades son las ventas.
El tipo particular de clientes que una organización busca alcanzar, puede también ser utilizada para agrupar empleados. La base de esta departamentalización está en el supuesto de que los clientes en cada conjunto tienen problemas y necesidades comunes que pueden ser resueltos teniendo especialistas departamentales para cada uno.
Aquí el cliente es el eje central, la organización se adapta y se subdivide agrupándose el personal para cumplir las funciones necesarias para satisfacer las necesidades de cada tipo de cliente.
Estructura Circular
- Son aquellas donde los niveles de autoridad son representados en círculos concéntricos, formados; por un cuadro central, que corresponde a la autoridad máxima de la empresa, y en su alrededor círculos que constituyen un nivel de organización.
- En cada uno de esos círculos se coloca a los jefes inmediatos, y se les liga con las líneas que representa los canales de autoridad y responsabilidad.
Estructura Híbrida
- Esta estructura, reúne algunas de las características importantes de las estructuras anteriormente vistas, la estructura de una organización puede ser de enfoque múltiple, ya que utiliza al mismo tiempo criterios de productos y función o producto y geografía.
Estructuras Monofuncionales
- Se caracteriza por la concentración de la autoridad en una persona ó grupo de personas que son, en la mayoría de los casos, fundadores de la empresa, que se ocupan de la totalidad de las decisiones y funcionamiento de la estructura Organizacional.
Estructura jerárquica
- También conocida como departamentalización funcional, es la mas difundida y utilizada ya que representa a la organización estructural.
- Esta estructura, se podía llamar tradicional ya que predomina en la mayor parte de las organizaciones tanto privadas como públicas, se fundamenta en los principios de la teoría clásica
Organigrama de estructura jerárquica
Estructura descentralizada
- Este modelo es una evolución y una variación del modelo jerárquico y funcional
- La toma de decisiones es confiada a una pluralidad de divisiones autónomas en base a líneas de productos y/o territorios, quedando las decisiones estratégicas a los altos niveles y las decisiones tácticas a las divisiones autónomas, se incrementan los órganos de asesoría para los altos niveles.
Estructuras no piramidales
- Son estructuras surgidas de las limitaciones de las estructuras piramidales ante los retos de organización de los grandes organismos.
- Estas estructuras están basadas en matrices las cuales se forman con las líneas verticales de la autoridad y la línea horizontal de la responsabilidad sobre un proyecto específico, en la intersección de las líneas se da una contribución o apoyo de carácter funcional, ya que, por ejemplo el gerente de finanzas apoya, en esa área de especialidad al responsable de un determinado proyecto, en cual conserva la autoridad sobre todo el proceso. Por esta razón son también conocidos como “matriciales, por equipos ó por proyectos”
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