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Formar equipos:
Cómo expandir las bases para el liderazgo
¿Qué es un equipo?
Un equipo es un grupo de personas comprometidas con cada uno de los miembros, con el equipo, a lograr un alto nivel de rendimiento, con una meta en común y con una visión en común.
Las ventajas de los equipos:
- Un equipo aumenta lo que pueden hacer los individuos.
- Varias cabezas implican un rango más amplio de ideas.
- Los equipos tienen un gran número de talentos y habilidades.
- El trabajo en equipo es más eficiente que un número de individuos trabajando individualmente.
- Los miembros de los equipos aprenden habilidades nuevas de sus colegas.
- El trabajo en equipo proporciona apoyo cuando alguno de los miembros tiene un problema.
- Las personas que trabajan en equipo son más eficientes.
- Un miembro del equipo tiene más control sobre lo que está haciendo.
- Una visión en común mantiene a todos avanzando.
- Los buenos equipos pueden formar líderes.
Las desventajas de los equipos:
- La toma de decisiones en equipo toma más tiempo.
- El esfuerzo del equipo puede no aprovecharse.
- El éxito del equipo puede depender del trabajo del miembro menos eficiente del equipo.
- Un equipo puede tomar impulso en la dirección equivocada.
- El trabajo del equipo se puede entorpecer cuando existen cuestiones interpersonales, resentimientos y reproches.
- Un miembro del equipo puede estar renuente a hablar a los demás sobre lo insatisfactorio de su trabajo.
- La motivación se puede perder debido a la falta de reconocimiento individual.
¿Cuándo debe formar equipos?
- Al crear un plan estratégico para abordar problemas comunitarios.
- Al iniciar una nueva organización o iniciativa.
- Al iniciar un programa o intervención nuevos.
- Al iniciar una coalición.
- Al planear y llevar a cabo una evaluación comunitaria
- Al evaluar una organización, iniciativa o intervención.
- Al encabezar una campaña de abogacía con una meta específica.
- Al manejar un evento o campaña de recaudación de fondos.
- Al dotar de personal y manejar una organización o iniciativa.
- Al participar continuamente en la abogacía.
- Al llevar a cabo una función en particular dentro de un programa o iniciativa comunitaria.
- Al hacer cambios a largo plazo en la comunidad.
¿Qué es lo que hace que un equipo sea bueno?
- Algunas lecciones sobre los grupos sobresalientes:
- La excelencia comienza con personas magníficas.
- Los grupos y líderes sobresalientes se crean uno al otro.
- Cada grupo sobresaliente tiene un líder dinámico.
- Los líderes de los grupos sobresalientes aman el talento y saben dónde encontrarlo.
- Los grupos sobresalientes cuentan con muchas personas con talento que pueden trabajar juntas.
Lecciones sobre los grupos sobresalientes
- Los grupos sobresalientes piensan que tienen una misión que viene de Dios.
- Cada grupo sobresaliente es una isla, pero una isla con un puente al continente.
- Los grupos sobresalientes se ven a sí mismos como ganadores “no valorados”.
- Las personas en los grupos sobresalientes se concentran totalmente en su trabajo.
- Los grupos sobresalientes siempre tienen enemigos.
- Los grupos sobresalientes son optimistas, no realistas.
- En los grupos sobresalientes la persona adecuada hace el trabajo adecuado.
- Los líderes de los grupos sobresalientes les dan lo que necesitan así como la libertad para que hagan el resto.
- Los grupos sobresalientes cumplen con su trabajo (producen resultados).
- La excelencia del trabajo es su propia recompensa.
¿Cómo puede formar un equipo?
- Comenzar con la mejor gente que pueda encontrar.
- Seleccionar a los miembros del equipo de manera que se puedan integrar bien.
- Buscar miembros que tengan experiencia y perspectivas diversas.
- Buscar miembros que se comprometan con el concepto de trabajar como equipo.
- Buscar miembros para el equipo que se comprometan con la visión que guía al equipo.
- Encontrar personas con sentido del humor.
La formación del equipo
- Comenzar con la visión.
- Formar vínculos con el equipo.
- Asegurar que el concepto de equipo está totalmente claro.
- Involucrar al equipo en la planeación conjunta de la funcionalidad y las responsabilidades individuales.
- Hablar sobre la logística de trabajar como equipo.
- Establecer las normas para el equipo.
- Resolver cuestiones personales.
- Iniciar al equipo con una tarea factible que requiera del trabajo en equipo.
- Estudiar tanto los éxitos como los fracasos para aprender para el futuro.
- Proporcionar tanto apoyo individual como para el equipo.
- Dar a las personas algo extra por trabajar como equipo.
- Premiar los logros hasta más no poder.
EQUIPOS DE TRABAJO
La palabra equipo no es nueva en las organizaciones. El concepto de espíritu de equipo ha cobrado importancia desde que Joseph Juran, el conocido gurú de la calidad, planteó el enfoque de equipos para la solución de problemas en las empresas japonesas en la década de 1950 y alrededor de 1980 en Estados Unidos, con base en las siguientes ideas:
- Muchas organizaciones utilizan equipos de proyectos, formados por gerentes y trabajadores profesionales que trabajan juntos durante un periodo definido, el cual se puede extender.
- La gran mayoría utiliza equipos que funcionan en forma paralela a la estructura organizacional convencional.
- La mayoría dispone de equipos permanentes de trabajo con unidades autosuficientes y responsables de ciertos productos o servicios.
Los términos “equipo” y “grupo” se han utilizado equivocadamente en forma indistinta. Existen diferencias entre estos dos conceptos, sobre todo en cuanto a resultados. El desempeño de un grupo de trabajo depende de lo que hace cada uno de sus miembros. El desempeño de un equipo incluye los resultados individuales y lo que llamamos el producto del trabajo colectivo, es decir, aquello que dos o más miembros producen juntos como aportación real.
Las principales diferencias entre los grupos de trabajo y los equipos son las siguientes:
- El grupo de trabajo tiene un solo líder muy fuerte, mientras que el equipo tiene funciones de liderazgo que son compartidas.
- El grupo de trabajo tiene una responsabilidad individualizada, mientras que el equipo tiene una responsabilidad individual y colectiva.
- El propósito de un grupo de trabajo es el mismo que el de la organización, mientras que el equipo tiene un propósito específico.
- El grupo de trabajo genera productos individualizados, mientras que el equipo crea productos colectivos.
- El grupo de trabajo promueve reuniones eficientes, mientras que el equipo fomenta reuniones abiertas y constantes, dirigidas a la resolución de problemas.
- El grupo de trabajo mide la eficacia con indicadores indirectos, como el desempeño financiero de los negocios globales, mientras el equipo lo mide de manera directa, por medio de la evaluación de los productos del trabajo colectivo.
- El grupo de trabajo discute, decide y delega, mientras el equipo discute, decide y hace el trabajo.
Principales características de los equipos de trabajo:
- Los equipos implican relaciones, o sea, conexiones humanas, en las cuales el todo emerge como algo mayor que la suma de sus partes. El principal secreto del equipo es que su carácter colectivo provoca un efecto sinérgico (el todo es mayor que la suma de las partes), lo que no se observa en el grupo.
- Los equipos se basan en relaciones afectivas y emocionales y en conexiones personales entre los miembros. Implican diversidad y unidad, apertura y aceptación, honestidad y empatía, críticas y acuerdos, confianza y aceptación de riesgos para crear algo único y más grande que aquello que podría lograrse mediante la unión de piezas individuales.
- Los equipos no necesitan reaccionar ni presionar a sus miembros ni requieren su lealtad. Las directrices generales fluyen automáticamente por medio de la identificación y la integración de la visión, los objetivos y las estrategias. Los equipos no recurren a la subordinación, el miedo o la obediencia. Están fundados en la interdependencia, la confianza en sí mismos y la realimentación crítica. No valoran la uniformidad ni la obediencia al líder, sino la diversidad, el diálogo y la negociación para alcanzar el consenso y definir un rumbo común.
En los grupos, el poder generalmente se distribuye en forma jerárquica y las decisiones las toma un pequeño círculo de individuos a quienes se les otorga poder y responsabilidad. Los grupos dependen en gran medida de sus líderes, quienes tienen capacidad para presionar, reaccionar y manipular a otros.
- Los equipos se caracterizan por su clara cohesión, su espíritu colectivo concentrado en las tareas, el afecto que los miembros manifiestan en sus relaciones y su satisfacción por la calidad de sus procesos de trabajo. La capacidad de actuar en conjunto es lo que hace poderosos a los equipos. Éstos van constituyendo gradualmente unidades de energía organizacional, la cual integran estratégicamente en redes para que sus miembros abandonen comportamientos excesivamente competitivos e individualistas, orientados a sacar provecho de la ausencia de restricciones sociales
- Las organizaciones democráticas son el mejor entorno para que florezcan los equipos exitosos. Éstos requieren un contexto que incluya valores, ética e integridad, redes de asociación y procesos de colaboración abiertos, así como sistemas complejos de autocorrección, además de un liderazgo democrático y comprometido. Participar en un equipo no significa abandonar la individualidad ni los propios puntos de vista, sino contribuir para mejorar los productos, los procesos y las relaciones
Tipos de equipos
Los principales tipos de equipos son los siguientes:
- Equipos funcionales cruzados. Al optar por diseños organizacionales horizontales y reconocer las fallas de la autonomía funcional burocrática, las organizaciones se orientan hacia los equipos funcionales cruzados, los cuales están constituidos por miembros de varios departamentos o de diferentes especialidades funcionales. En general, están sujetos a dos criterios: uno interno (el del equipo) y otro externo (el de la organización).
Existen cinco pasos indispensables para mejorar su dinámica:
- Escoger y seleccionar cuidadosamente a sus miembros.
- Definir con claridad el propósito del equipo.
- Asegurarse de que cada miembro comprenda cómo deberá funcionar el equipo.
- Formar el equipo en forma intensiva para que cada miembro aprenda a interactuar eficazmente.
- Alcanzar resultados excelentes para mantener el ánimo y lograr que los miembros sientan el efecto de sus esfuerzos.
Los equipos funcionales cruzados sirven para unir conocimientos y habilidades de individuos procedentes de varias áreas de trabajo para solucionar problemas relacionados con las operaciones.
- Equipos virtuales. Con el advenimiento de la informática, la interacción frente a frente dejó de ser indispensable.
Los miembros de los equipos se pueden comunicar por correo electrónico (e-mail), conversaciones en línea, las salas de chat, conferencias telefónicas, video conferencias, y páginas de internet. Las tareas basadas en el conocimiento pueden ser desempeñadas por personas que están en lugares distantes entre sí.
Hoy, los equipos virtuales son evidentes en las operaciones globales y de out-sourcing. Una de las claves para utilizar los equipos virtuales son las tecnologías sincronizadas, las cuales permiten a los miembros interactuar en tiempo real. Como por ejemplo Skype.
- Equipos auto dirigidos. Son esencialmente independientes, realizan tareas operativas y asumen responsabilidades administrativas tradicionales, como planear, programar y evaluar el desempeño. Como parte del movimiento en favor del facultamiento en la toma de decisiones y de los valores igualitarios, cada vez más organizaciones utilizan equipos auto dirigidos, que son grupos de personas que administran las tareas técnicas que dan por resultado un producto o servicio que será ofrecido a un cliente interno o externo.
- Fuerzas de tarea. Son equipos temporales creados para ejecutar o cumplir con una tarea específica. Una vez terminada ésta, el equipo se disuelve.
Características de los equipos.
Cuadro resumen
Cómo desarrollar y administrar equipos eficaces
Los equipos no surgen al azar ni mejoran automáticamente su productividad. La organización debe aprender a desarrollar y administrar equipos y debe saber cómo utilizar iniciativas de mejora continua. Esto es cuestión de cultura y estructura. Los equipos eficaces tienen las siguientes características:
- Objetivos claros y comprensibles para todos los miembros.
- Miembros con habilidades útiles, de modo que el equipo disponga de todas las capacidades necesarias para ejecutar la tarea.
- Confianza recíproca entre los miembros.
- Compromiso unánime en torno a los objetivos y los medios para alcanzarlos.
- Buena comunicación interna entre los miembros.
- Habilidades de negociación para lograr el consenso interno y la aceptación externa.
- Liderazgo renovador, capaz de impulsar y aprovechar a las personas.
- Apoyo interno (de los miembros) y externo (de todas las partes de la organización).
Facultamiento en la toma de decisiones empowerment
La creación de organizaciones de aprendizaje va de la mano de una clara tendencia a delegar facultades a personas de todas las áreas. Además de recurrir a los equipos auto dirigidos, adoptar sistemas orgánicos de administración e implantar una cultura participativa y abierta, las organizaciones de hoy tratan de compartir el poder con todos sus miembros.
El facultamiento en la toma de decisiones (empowerment) o delegación de autoridad parte de la idea de otorgar a las personas el poder, la libertad y la información que necesitan para tomar decisiones y participar activamente en la organización. En un entorno de negocios que se caracteriza por la intensa competencia global y el rápido surgimiento de nuevas tecnologías, soltar la rienda del control centralizado parece ser una solución viable que promueve la velocidad, la flexibilidad y la capacidad de decisión de la organización
El facultamiento en la toma de decisiones se fundamenta en cuatro bases:
- Poder. Otorgar poder a las personas mediante la delegación de autoridad y responsabilidades en todos los niveles de la organización. Esto significa dar importancia a las personas, confiar en ellas, otorgarles libertad y autonomía de acción.
- Motivación. Motivar e incentivar a las personas continuamente significa reconocer el buen desempeño, recompensar los resultados, permitir que las personas participen de los resultados de su trabajo y festejar el logro de metas.
- Desarrollo. Proporcionar recursos para facilitar la capacitación y el desarrollo personal y profesional significa adiestrar a las personas continuamente, ofrecerles información y conocimientos, enseñarles nuevas técnicas, y crear y desarrollar talentos en la organización.
- Liderazgo. Propiciar el liderazgo en la organización significa orientar a las personas, definir objetivos y metas, ampliar horizontes, evaluar el desempeño y ofrecer realimentación
Para que el facultamiento en la toma de decisiones funcione mejor, las organizaciones se valen de cuatro elementos a fin de capacitar a las personas para actuar más libremente al realizar sus tareas: información, conocimiento, poder y recompensas.
- Las personas reciben información sobre el desempeño de la organización. En las organizaciones donde la autoridad es delegada internamente no hay información secreta. Por ejemplo, en Semco, un grupo industrial brasileño que, entre otras actividades, se dedica a la fabricación de equipo naval y de procesamiento de alimentos, todos los trabajadores tienen acceso a los registros y a otro tipo de información, incluidos los sueldos de los ejecutivos. Para comprobar la autenticidad de la información compartida, la dirección de Semco colabora con el sindicato que representa a sus empleados para enseñarles a leer los estados financieros incluso a los mensajeros y al personal de limpieza.
- Las personas poseen conocimientos y habilidades con los que pueden contribuir para que la organización alcance sus metas. Existen varios métodos de capacitación para proporcionar a las personas los conocimientos y las habilidades necesarias para que contribuyan al desempeño de la organización en un ambiente de delegación de autoridad.
Xerox proporciona a sus trabajadores lo que llama entrenamiento de “línea de mira”, el cual permite que las personas se familiaricen con la manera en que sus trabajos encajan con las actividades de producción. La capacitación sirve para que aquellas personas en las cuales se ha delegado autoridad puedan tomar mejores decisiones, apoyen a otras personas y contribuyan a alcanzar las metas de la organización.
- Las personas tienen facultades para tomar decisiones importantes. Las organizaciones más competitivas están otorgando a las personas facultades para influir en los procedimientos de trabajo y en el curso de la organización por medio de círculos de calidad y equipos de trabajo auto dirigidos. Los equipos programan su trabajo y gozan de libertad para alterar el proceso de producción o el diseño del producto y para definir cómo atender mejor a los clientes. Aun cuando la dirección elabore una lista de principios de trabajo, los equipos son libres para tomar decisiones en las actividades cotidianas.
- Las personas son recompensadas con base en el desempeño de la organización. Las organizaciones que obtengan buenos resultados pueden recompensar económicamente el desempeño de sus trabajadores por medio del reparto de bonificaciones en dinero y los programas de participación accionaria. En algunas organizaciones la remuneración adopta tres formas: salario, bonificaciones y participación de acciones.
Escala de facultamiento en la toma de decisiones
Equipos de alto desempeño
En general, los equipos que alcanzan un desempeño excelente tienen perfectamente claros los siguientes aspectos:
- ¿Quiénes somos? El equipo es capaz de evaluarse en forma objetiva para conocerse e identificar sus fortalezas y debilidades.
- ¿Dónde estamos? El equipo sabe analizar su situación actual con realismo.
- ¿Hacia dónde nos dirigimos? El equipo define su visión y los objetivos que pretende alcanzar en términos de salidas y resultados.
- ¿Cómo llegaremos ahí? A partir de la definición de objetivos, el equipo diseña planes estratégicos de acción.
- ¿Qué se espera de nosotros? El equipo demuestra que asume responsabilidades por medio de reglas básicas y así logra confiabilidad.
- ¿Qué apoyo necesitamos? El equipo evalúa sus necesidades de capacitación y desarrollo y amplía su capacidad de aprendizaje.
- ¿Qué tan eficaces somos? El equipo cuestiona constantemente sus capacidades y su habilidad para alcanzar objetivos. Busca marcos de referencia con el llamado benchmarking o evaluación comparativa, a fi n de revisar y mejorar continuamente los procesos del grupo.
- ¿Qué reconocimiento deseamos? El equipo busca realimentación en forma de agradecimiento, remuneración, prestaciones y ascensos.
- ¿Quiénes somos? El equipo de alto desempeño inicia un nuevo ciclo luego de haber mejorado con el aprendizaje adquirido a lo largo del proceso.
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