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PRESUPUESTO FINANCIERO
El presupuesto financiero (PF) es la simple proyección de ingresos o egresos de distintos orígenes en un período determinado, o también como cursos de acción de índole financiera y económica que pueden llegar a modificar los resultados proyectados de la empresa y que, una vez instrumentados, dan lugar al producto final, denominado “Presupuesto Financiero Operativo”.
PERÍODOS PRESUPUESTARIOS
El plazo de presupuestación debe ser aun año operativo, porque permite tener en cuenta las condiciones del mercado en general y cada cliente en particular.
Aun que de acuerdo a los planes financieros pueden ser:
- A largo plazo (estratégicos) determinan las acciones financieras planeadas de una empresa y su impacto pronosticado, durante periodos que varían de dos a diez años o de acuerdo a las necesidades de la empresa.
- A corto plazo (operativos) especifican las acciones financieras a corto plazo y su impacto pronosticado. Estos planes abarcan a menudo un periodo de un año a dos años de acuerdo a las necesidades de la empresa.
El presupuesto financiero debe ser dividido mensualmente; porque cada período mensual obliga a realizar controles y a realizar sus correspondientes ajustes en función de los hechos producidos en el mes. Incluso el PF del mes que se inicia debe ser presentado con apertura semanal porque acorta los períodos de incertidumbre y quien lo confecciona automáticamente va definiendo las prioridades en función del grado de cumplimiento que vaya teniendo el presupuesto.
TIPOS DE PRESUPUESTO
Existen dos tipos: el presupuesto financiero base (PFB) y el presupuesto financiero operativo (PFO).
PRESUPUESTO FINANCIERO BASE
Es la primera versión del movimiento proyectado de fondos que luego sirve como punto de partida del presupuesto financiero operativo. Se trata sólo de la estimación con apertura mensual de ingresos y egresos, volcando en las proyecciones todos los hechos relacionados con la empresa que tengan implicancias financieras en el período que se está presupuestando. Estos hechos se denominan “módulos de información para proyección financiera”.
Sobre la base de los resultados que arroje, se tomarán decisiones ya sea si el mismo arrojó déficit o superávit; debe aceptarse que las finanzas limitan lo económico y muchas veces una excelente proyección económica debe descartarse o adaptarse por limitaciones financieras.
PRESUPUESTO FINANCIERO OPERATIVO
El PFB, adaptado y ajustado conforme a las distintas decisiones tomadas, da lugar a lo que denominamos “presupuesto financiero operativo”. Si existe un PE adoptado por la organización, validado mediante el PFB y las correspondientes decisiones en materia de ajuste y equilibrio, el PFO adquiere el carácter de hoja de ruta, que va indicando los pasos necesarios para alcanzar los objetivos. En función de esto, es sumamente importante la actualización de la información financiera que puede tener su origen en dos aspectos básicos:
- Modificación de las pautas económicas
- Ajustes de índole financiera
PRESUPUESTO DE EFECTIVO
El presupuesto de efectivo, también conocido como flujo de caja proyectado, es un presupuesto que muestra el pronóstico de las futuras entradas y salidas de efectivo (dinero en efectivo) de una empresa, para un periodo de tiempo determinado.
La importancia del presupuesto de efectivo es que nos permite prever la futura disponibilidad del efectivo (saber si vamos a tener un déficit o un excedente de efectivo) y, en base a ello, poder tomar decisiones, por ejemplo:
Si prevemos que vamos a tener un déficit o va a ser necesario contar con un mayor efectivo, podemos, por ejemplo:
- solicitar oportunamente un financiamiento.
- solicitar el refinanciamiento de una deuda.
- solicitar un crédito comercial (pagar las compras al crédito en vez de al contado) o, en todo caso, solicitar un mayor crédito.
- cobrar al contado y ya no al crédito o, en todo caso, otorgar uno menor crédito.
Si prevemos que vamos a tener un excedente de efectivo, podemos, por ejemplo:
- invertirlo en la adquisición de nueva maquinaria o nuevos equipos.
- invertirlo en la adquisición de mayor mercadería.
- invertirlo en la expansión del negocio.
- usarlo en inversiones ajenas a la empresa, por ejemplo, invertirlo en acciones.
Por otro lado, el presupuesto de efectivo nos permite conocer el futuro escenario de un proyecto o negocio: saber si el futuro proyecto o negocio será rentable (cuando los futuros ingresos son mayores que los futuros egresos), o saber si seremos capaces de pagar oportunamente una deuda contraída.
Información que podemos presentar a terceros, por ejemplo, al querer demostrar la rentabilidad del futuro negocio (por ejemplo, ante potenciales inversionistas), o al querer demostrar que seremos capaces de pagar oportunamente una deuda contraída (por ejemplo, al solicitar un préstamo a alguna entidad financiera).
ESTADOS FINANCIEROS PRO FORMA
Estados financieros Pro forma son estados que contienen, en todo o en parte, uno o varios supuestos o hipótesis con el fin de mostrar cuál sería la situación financiera o los resultados de las operaciones si éstos acontecieran.
Los estados financieros se preparan bajo principios de contabilidad: los que identifican y delimitan el ente económico y sus aspectos financieros, que incluyen los principios de realización y periodo contable que señalan:
- “Realización. La contabilidad cuantifica en términos monetarios las operaciones que realiza…"
SU FORMA
Los estados financieros deberán señalar claramente que son estados Pro forma o proyecciones. La forma es muy variada debido a los diversos usos que se les da, pero es recomendable combinarlos con estados reales o históricos, mostrando tres columnas: la primera, con saldos reales o históricos; la segunda, con ajustes o cambios de las operaciones o proyecciones propuestas, y la tercera, con las cifras Pro forma o proyecciones futuras.
Los estados financieros Pro forma mas representativos en un proyecto de inversión son:
- Estado de resultados o de perdidas y ganancias
- Estado de origen y aplicación de recursos
- Estado de situación financiera o balance general
ESTADO DE RESULTADOS PROFORMA
- El estado de resultados Pro forma es un documento dinámico que tiene como finalidad mostrar los resultados económicos de la operación prevista del proyecto para los periodos subsecuentes, se elabora efectuando la suma algebraica de los ingresos menos los egresos estimados. Los rubros que la integran son:
+ Presupuesto de ingresos por ventas - Presupuesto de costos de producción = Utilidad bruta
- Presupuesto de gastos administrativos y de ventas = utilidad de operación
- Presupuesto de gastos financieros = Utilidad antes de impuestos
- presupuestos de impuestos sobre la renta y reparto de utilidades = utilidad neta
A continuación se explicará cada una de las partidas:
- Ventas brutas y Ventas netas
Únicamente los ingresos provenientes de las operaciones normales deben mostrar sección. Las ventas brutas de mercancías o servicios deben mostrarse con deducción (devoluciones y descuentos sobre las ventas enunciados específicamente, obteniendo como resultado las ventas netas.
En una empresa esta sección muestra las compras de mercancías y las devoluciones y descuentos sobre las mismas, los inventarios iniciales y finales, así como las cuentas relacionadas con las mercancías adquiridas tales como gastos de transportación sobre las compras e impuestos sobre la transportación.
El excedente de las ventas netas sobre el costo de ventas se denomina utilidad bruta. Si el costo de ventas fuera mayor que las ventas netas, la cantidad resultante podrá titularse "Excedente del costo de ventas sobre las ventas netas" o "Pérdida bruta".
La cifra de utilidad bruta permite al analista calcular el margen de utilidad bruta (utilidad bruta/ventas netas) para conocer la proporción que de las ventas netas representa la utilidad. Generalmente, el costo de ventas es un renglón muy importante dentro del Estado de Resultados.
Representan todos aquellos gastos ocasionados por las funciones de compras, ventas y administración del negocio en general. Los estados de resultados muestran generalmente dos categorías de gastos de operación.
- Gastos de venta: Comprenden los gastos relacionados directamente con la venta y la entrega de mercancías, ejemplos de éstos son: los gastos de publicidad, gastos de entrega como salarios, gasolina, depreciación del equipo de reparto, gastos del edificio destinado a ventas, sueldos a los gerentes de ventas, gastos de la oficina de ventas, sueldos a vendedores, gastos de embarques, transportación sobre ventas, gastos de viaje de los vendedores, etcétera.
- Gastos Generales y Administrativos: Comprenden los gastos de supervisión y administración en general, los de llevar los registros y el control contable, gastos de correspondencia, compras, etcétera. Algunos ejemplos son los honorarios de auditoria y contabilidad, gastos de crédito y cobranzas, depreciación del equipo y mobiliario de oficina, gastos de edificio y oficinas de la administración, nómina de oficina, artículos de escritorio, papelería y correo, teléfono y telégrafo,etc.
El excedente de la utilidad bruta sobre los gastos de operación se denomina utilidad de operación. Esta cantidad representa la utilidad generada por las operaciones normales de la compañía antes de deducir otros gastos y sumar otros ingresos.
A este nivel del estado de resultados se calcula el margen de utilidad de operación (utilidad de operación/ventas netas).
Comprenden los gastos en que incurre un negocio debido al uso de fondos externos (pasivo) para financiar sus activos. Este renglón incluye los intereses, la amortización del descuento en emisión de obligaciones, las comisiones, etc. Aquí comienza a apreciarse el destino de las utilidades logradas con los activos.
- Utilidad antes de impuesto sobre la renta y participación de los trabajadores en las utilidades
Constituye la cifra de utilidad contable que estaría sujeta a los gravámenes fiscales. Esta cifra no necesariamente coincide con la cifra de utilidad contenida en la declaración que presentan las empresas al fisco, debido a que los principios que fundamentan la cuantificación de una y otra son diferentes.
- Impuesto sobre la renta y participación de los trabajadores en las utilidades
En este renglón del estado de resultados se presenta el importe del impuesto a cargo de la empresa, así como el monto correspondiente a la participación de los trabajadores en las utilidades de la empresa .
Dependiendo del método que la empresa utilice para la cuantificación de sus impuestos, estas cifras pueden coincidir o no con las cifras que por los mismos conceptos se incluyen en la declaración fiscal.
BALANCE GENERAL PROFORMA
- El balance general Pro forma contiene los rubros que constituirán los activos de la empresa, es decir, los bienes adquiridos para materializar el proyecto. Por otro lado se presentan los pasivos esperados de la empresa, es decir las obligaciones financieras que adquirirán los socios del proyecto, y el patrimonio o capital social.
Para preparar en debida forma el estado de ingresos y el balance pro- forma, deben desarrollarse determinados presupuestos de forma preliminar.
La serie de presupuestos comienza con el presupuesto de ventas y termina con el presupuesto de caja. a continuación se presentan los principales:
- Pronóstico de ventas.
- Programa de producción.
- Estimativo de utilización de materias primas.
- Estimativos de compras.
- Requerimientos de mano de obra directa.
- Estimativos de gastos de fábrica.
- Estimativos de gastos de operación.
- Presupuesto de caja.
- Balance periodo anterior.
PRESUPUESTO
El presupuesto es la representación numérica de la planeación estratégica de una compañía, el cual contempla información financiera y no financiera que marca el rumbo y dirección durante un tiempo definido, también se puede interpretar como la carta de navegación financiera y operativa de una compañía.
PLANEACION ESTRATEGICA
PRESUPUESTO MAESTRO
El presupuesto general o maestro contiene por lo menos los siguientes presupuestos:
- Ventas
- Producción
- Inventarios
- Compras
- Logística de distribución
- Investigación y desarrollo
- Mercadeo
- Servicio al cliente
- Costos del periodo (Gastos) administrativos
- Inversiones
- Presupuesto de capital
- Presupuesto de efectivo (Caja)
PRESUPUESTO DE VENTAS
- Productos o servicios a vender (Portafolio)
- Actuales
- Nuevos
- Sustitutos de actuales
- Nuevos
- Fechas de lanzamiento
- Eliminados
- Canales de distribución y venta
- Venta directa
- Mayoristas
- Distribuidores
- Zonas o lugares:
- Donde se tiene presencia
- A las que se quieren ingresar (penetrar)
- Clientes:
- Lista de precios:
- Incrementos estimados
- Fecha estimada de incrementos
Modelo:
PRESUPUESTO DE PRODUCCION
Modelo:
DISTRIBUCIÓN
Se debe tener claro cuál es el modelo de distribución que posee la compañía, esto es, directo (infraestructura, flota y personal propio) o si cuenta con un servicio de distribución con una de las compañías especializadas en esto.
Directo
- Recursos necesarios
- Personal
- Flota (Camiones)
- Mantenimiento
- Infraestructura
- Equipos
- Recorridos
- Personal
- Combustible
- Peajes
- Viáticos
- Parqueaderos
- Bodegaje
- Alistamiento y despacho
ADMINISTRATIVO
PRESUPUESTO FINANCIERO
CUANDO SE INICIAL EL PROCESO
¿EL PRESUPUESTO ES ESTATICO?
¿PRESUPUESTO FLEXIBLE ES ADECUADO COMO GESTION?
EJECICIO DE FORECAST
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