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ORGANIZACIONES
Las organizaciones son entidades sociales compuestas por dos o más individuos con la finalidad de cumplir metas y objetivos. Las organizaciones son de distinta naturaleza, con características específicas que apuntan a una meta a cumplir.
Goldhaber: define a las organizaciones como “sistemas abiertos cuyas partes están relacionadas entre sí y con su medio ambiente. La naturaleza de esta relación es de interdependencia debido a que todas las partes del sistema afectan y son afectados mutuamente”. Es decir, un cambio en una parte del sistema (subsistema) afectará a otras partes del sistema.
La palabra organización significa “acción y efecto de organizar y conjunto organizado”. La expresión conjunto organizado nos evoca a la empresa en su totalidad, conformada a partir de una distribución formal de responsabilidades. Una Organización, es la forma que asume todas las asociaciones humanas para lograr sus fines de productividad y prosperidad.
Koontz & O´Donnell: define la organización como: “Agrupar las actividades necesarias para alcanzar ciertos objetivos. Asignar a cada grupo un administrador con autoridad necesaria para supervisarlo y coordinar tanto en sentido horizontal como vertical toda la estructura de la empresa”
Lo cual, refleja la importancia de la interrelación entre las partes.
Es fundamental el grado de interacción entre las partes, en relación a los OBJETIVOS y MÉTODOS, PROCEDIMIENTOS, para alcanzarlos…..sobre la base de una fluida comunicación, compartiendo una cultura organizacional sólida y claramente establecida.
DEFINICIÓN DE OBJETIVOS….el punto de partida:
Los objetivos son resultados que una empresa pretende alcanzar, o situaciones hacia donde ésta pretende llegar.
Importancia de los objetivos
Establecer objetivos es esencial para el éxito de una empresa, éstos establecen un curso a seguir y sirven como fuente de motivación para todos los miembros de la empresa.
Los objetivos permiten a la empresa:
- permiten enfocar esfuerzos hacia una misma dirección.
- sirven de guía para la formulación de estrategias.
- sirven de guía para la asignación de recursos.
- sirven de base para la realización de tareas o actividades.
- permiten evaluar resultados, al comparar los resultados obtenidos con los objetivos propuestos y, de ese modo, medir la eficacia o productividad de la empresa, de cada área, de cada grupo o de cada trabajador.
- generan coordinación, organización y control.
- generan participación, compromiso y motivación; y, al alcanzarlos, generan un grado de satisfacción.
- revelan prioridades.
- producen sinergia.
- disminuyen la incertidumbre.
Características de los OBJETIVOS
Medibles
Los objetivos deben ser mensurables, es decir, deben ser cuantitativos y estar ligados a un límite de tiempo. Por ejemplo, en vez del objetivo: “aumentar las ventas”, un objetivo medible sería: “aumentar las ventas en un 20% para el próximo mes”.
Claros
Los objetivos deben tener una definición clara, entendible y precisa, no deben prestarse a confusiones ni dejar demasiados márgenes de interpretación.
Alcanzables
Los objetivos deben ser posibles de alcanzar, deben estar dentro de las posibilidades de la empresa, teniendo en cuenta la capacidad o recursos (humanos, financieros, tecnológicos, etc.) que ésta posea. Se debe tener en cuenta también la disponibilidad de tiempo necesario para cumplirlos.
Desafiantes
Deben ser retadores, pero realistas. No deben ser algo que de todas maneras sucederá, sino algo que signifique un desafió o un reto. Objetivos poco ambiciosos no son de mucha utilidad, aunque objetivos fáciles al principio pueden servir de estímulo para no abandonar el camino apenas éste se haya iniciado.
Realistas
Deben tener en cuenta las condiciones y circunstancias del entorno en donde se pretenden cumplir, por ejemplo, un objetivo poco realista sería aumentar de 10 a 1000 empleados en un mes. Los objetivos deben ser razonables, teniendo en cuenta el entorno, la capacidad y los recursos de la empresa.
Coherentes
Deben estar alineados y ser coherentes con otros objetivos, con la visión, la misión, las políticas, la cultura organizacional y valores de la empresa.
Cómo se pueden alcanzar los objetivos y metas que la empresa pretende:
El punto de partida, es definir con toda propiedad los objetivos siendo lo más específicos posibles, pero no basta con identificar el QUÉ…. Es importante poder establecer el camino ha seguir mediante la definición de las acciones que permitirán alcanzar estos objetivos, lo cual necesariamente nos conduce a la ORGANIZACIÓN DEL TRABAJO, mediante la asignación de tareas (DIVISIÓN DEL TRABAJO: Separar un trabajo complejo en distintas tareas, lo cual incrementará la productividad de cada persona y establecerá un nivel particular y definido de ESPECIALIZACIÓN DEL TRABAJO. Esto ha sido una lectura de la realidad que se ha repetido una y otra vez fortaleciendo las capacidades productivas de las sociedades.
Concepto de Administración
La administración puede ser entendida como la disciplina que se encarga del manejo óptimo de los recursos y de la dirección del trabajo humano, enfocado a la satisfacción de un interés.
Es una ciencia social, compuesta de principios, técnicas y prácticas y cuya aplicación a conjuntos humanos permite establecer sistemas racionales de esfuerzo cooperativo", a través de los cuales se puede alcanzar propósitos comunes.
Para Idalberto Chiavenato, la Administración “es el proceso de planear, organizar, dirigir y controlar el uso de los recursos para lograr los objetivos organizacionales".
PROCESO ADMINISTRATIVO
Cómo funciona la empresa en su dinámica interna
La empresa en su ambiente:
Un sistema abierto puede entenderse como el conjunto de partes constantes interacción e interdependencia, construyendo un todo sinérgico, orientados hacia determinados propósitos y en permanente relación de interdependencia con el medio ambiente.
La organización como sistema abierto es aquel que está integrado por diversas partes o unidades relacionadas entre sí, que trabajan en armonía unas con las otras, con la finalidad de alcanzar una serie de objetivos, tanto de la organización como de sus participantes.
ESTRUCTURA ORGANIZATIVA
«Conjunto de relaciones (comunicación) entre unidades y entre puestos que determinan las responsabilidades y las tareas de cada unidad y de cada puesto en la consecución de los objetivos de la empresa»
Hace referencia a la definición de funciones, autoridad, niveles jerárquicos, responsabilidades, relaciones de coordinación y comunicación, con el fin de lograr la mayor eficiencia organizacional.
Ex presa la división del trabajo al interior de la dinámica empresarial, cada uno de los miembros de la organización asume una función particular, juntos contribuyen a lograr los objetivos y metas que la organización se propone
El objetivo básico de la estructura organizativa es colocar a las personas adecuadas en el lugar ideal en el momento preciso.
IMPORTANCIA DE LA ORGANIZACION
La organización como sistema de autoridad formal
DIVISION DEL TRABAJO
Dividir el trabajo es separar un proceso complejo en una serie de pequenas tareas, lo que permite:
- Mayor productividad y rendimiento por parte del trabajador.
- Mayor eficiencia de la organizacion
- Reduccion de los costos de produccion, principalmente en mano de obra directa y materiales directas.
UNIDAD DE OBJETIVOS:
Todos y cada uno de los miembros de la organizacion asumen la objetividad que desea alcanzar la empresa.
JERARQUIA
La división del trabajo trae consigo una diversificación de funciones, estas funciones desarticuladas no constituyen una organización eficiente, por tanto la organización necesita una estructura jerárquica.
La JERARQUIA, divide la organización en escalas o niveles de autoridad, teniendo los superiores cierto tipo de autoridad sobre los subordinados.
AUTORIDAD y RESPONSABILIDAD
´La responsabilidad exigida por un superior a un subordinado para la ejecución de determinadas acciones, tiene que ir acompañada de la correspondiente delegación de autoridad para que pueda cumplir con el compromiso que se le exige.
Cuanto menor sea el nivel en la estructura jerárquica, menor es el nivel de autoridad y mayor el nivel de subordinación
DELEGACIÓN
Delegar es confiar a un subalterno el desempeño de una o más funciones bien definidas.
Por medio de la delegación, el superior se libera de algunas cargas de trabajo para poder dedicarse a labores de mayor prioridad.
- La delegación promueve:
- La confianza en la ejecución del trabajo.
- La motivación porque permite asumir retos.
- Las promociones y los ascensos
- La formación y desarrollo de las capacidades, en los subordinados.
- El desarrollo de habilidades y conocimientos.
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