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¿QUÉ ES UNA ORGANIZACIÓN?
Se puede considerar a la Organización como entidad social orientada hacia objetivos específicos y estructurada de manera deliberada. La organización es una entidad social porque está diseñada para alcanzar resultados; por ejemplo, obtener ganancias (empresas en general), proporcionar satisfacción social (clubes), etc. Está estructurada deliberadamente porque divide el trabajo, y su ejecución se asigna a los miembros de la organización. En este sentido, la palabra organización significa cualquier empresa humana conformada intencionalmente para conseguir determinados objetivos. Está definición se aplica a todos los tipos de organizaciones, aunque tengan o no ánimo de lucro, como empresas fabriles, bancos, empresas financieras, hospitales, clubes, iglesias, etc.
Otro término que se le puede aplicar al concepto de organización es el de una organización u empresa típica con una colección de proyectos de manufactura o servicios, en la cual cada proyecto es viable e intervienen gerentes, empleados, proveedores, etc. Los recursos económicos para administrar esos proyectos son provistos por acreedores de la empresa (deuda) o por los accionistas (capital). Por el uso de los recursos los proveedores de los mismos esperan tener un rendimiento en función del riesgo. Además existen factores adicionales que se deben considerar como el gobierno, la competencia, el futuro incierto, etc.
LA ORGANIZACIÓN CONSISTE EN:
- Dividir el trabajo, es decir, determinar las actividades para alcanzar los objetivos planeados.
- Agrupar las actividades en una estructura lógica.
- Designar a las personas las actividades para que las lleven a cabo.
- Asignar los recursos necesarios.
- Coordinar los esfuerzos
“Es un grupo de personas unidas para un fin común, que utilizan conjuntamente los aparatos técnicos y están bajo un conjunto de normas”. También con concepto de institución social, no dando suficiente importancia a los medios.
“Una categoría técnica que designa los medios en los que los distintos tipos de servicios son combinados continuamente el uno con el otro y con los medios no humanos de producción”. En este caso, si se han tenido en consideración los medios, pero no se han considerado otros elementos esenciales como el fin común y las relaciones humanas.
“Se entiende por organización la combinación de los medios humanos y materiales disponibles en función de la consecución de un fin, según un esquema preciso de dependencias e interrelaciones entre los distintos elementos que la constituyen“. Por fin se tienen en cuenta la presencia de un objetivo común, el conjunto de hombres y de medios (técnicos, financieros, etc.), realizando un esfuerzo combinado de todos los recursos existentes en vista del fin común, y el sistema de relaciones y dependencias, dictando un conjunto de políticas, sistemas, procedimientos, funciones, comunicaciones y normas de disciplina.
“La organización es la disposición de recursos humanos y materiales de una entidad para permitir el cumplimiento de sus objetivos, mediante la delimitación de funciones, responsabilidades, normas, procedimientos y mecanismos de coordinación y comunicación”. En este caso, la organización se configura como un medio para la consecución de objetivos, y, por tanto, esta íntimamente ligada al concepto de dirección estratégica para la mejora de su posición competitiva diseñando nuevas estructuras organizativas.
LA ORGANIZACIÓN EMPRESARIAL
El concepto de organización empresarial supone el correcto orden de los recursos y funciones precisas para satisfacer los objetivos de cualquier negocio. La organización de la empresa supone que se establezca una estructura para la adecuada sistematización de los recursos existentes, a través de jerarquías, correlación, disposición y agrupación de tareas con el propósito de realizar las distintas funciones de la organización de la manera más sencilla posible.
Para conocer mejor en qué consiste la organización de una empresa hay que prestarle atención a los objetivos. El principal fin es hacer que todo resulte más fácil y cómodo para los que desempeñan sus labores en la compañía, pero también para los clientes. Una correcta coordinación y la optimización de los recursos contribuirán a todo ello.
La organización empresarial tiene una gran importancia para asegurar el buen funcionamiento de cualquier negocio. Entre otras cosas por los siguientes motivos:
- Una correcta organización permite conseguir los objetivos empresariales planteados con más facilidad.
- Contribuye a utilizar mejor los medios que hay disposición de la compañía.
- Facilita la comprensión y comunicación entre los distintos componentes de una organización.
- Aporta las medidas para que se puedan realizar las actividades de la empresa de una manera eficiente, con un esfuerzo mínimo.
- Rebaja o incluso en algunos casos llega a acabar con la duplicidad de esfuerzos al delimitar las tareas.
- Consigue acabar con la ineficiencia de las actividades, aumentando la productividad y disminuyendo los costes.
La organización de un negocio se basa sobre todo en cuatro fases. Gracias a ellas seremos capaces de entender con más claridad el concepto de organización empresarial:
- Conocer el objetivo de la compañía.
- División del trabajo en actividades o tareas.
- Reunir las actividades en áreas más concretas.
- Para cada actividad establecer una obligación y un responsable de área.
CARACTERÍSTICAS DE LA ORGANIZACIÓN EMPRESARIAL
Establecer una adecuada organización de una empresa llevará a cualquier entidad a cosechar unos resultados más satisfactorios. A la hora de organizar el negocio hay que reparar una serie de principios comunes a todas las entidades:
- Metas: todas las tareas y actividades que se desarrollen en la empresa deben estar vinculadas a los propósitos que se fije la compañía. La creación de un puesto concreto o de un nuevo departamento únicamente será justificable si sirve para la consecución de las metas.
- Especialización: la labor de un trabajador debe limitarse hasta donde sea posible, a la realización de una tarea concreta. Conseguirá un mejor resultado y eficiencia en la actividad cuando más específica sea la tarea y menos campo de acción asuma.
- Unidad de mando: debe definirse la figura de un solo jefe, que tendrá a su cargo a un grupo de subordinados, que únicamente deben seguir las indicaciones del responsable del área.
- Jerarquía: deben fijarse centros de autoridad, que deben ser lo más comunicativos posibles con el resto de empleados para conseguir los objetivos. La responsabilidad y la autoridad debe fluir desde el mando más alto hasta el trabajador con el escalafón más bajo.
- Coordinación: las unidades de una organización deberán mantenerse siempre en equilibrio.
- Difusión: la obligación de los cargos con responsabilidad debe ponerse por escrito a disposición de los distintos componentes de la compañía que guarden relación con esa figura.
- Flexibilidad: más sencillo será cumplir con las metas cuanto más flexibilidad se le dote a la estructura de la organización. Cada estructura debe contar con unas técnicas precisas que ayuden a adelantarse y a reaccionar ante posibles modificaciones.
La organización de una empresa no surge de la nada. Antes de crear una empresa, los directivos deben tener clara la manera en que ésta se organizará con vistas a las actividades propias de la actividad comercial y al cumplimiento de las distintas metas. Para ello, es necesario realizar un organigrama que describa cuál es la estructura general y todo el mundo la conozca.
TIPOS DE ORGANIZACIÓN
ORGANIZACIÓN FORMAL: Es aquella basada en una división racional del trabajo que especializa órganos y funciones en determinadas actividades. Es la organización planeada o definida en el organigrama, consagrada por la dirección y comunicada en todos los manuales de la empresa. Es la organización formalizada de modo oficial.
La organización formal es un sistema de tareas bien definidas, cada una de las cuales lleva en si misma una cantidad específica de autoridad, responsabilidad y obligación de rendir cuentas.
Este conjunto de elementos se establece en forma consciente y minuciosa para permitir que los responsables de la empresa trabajen juntos con mas efectividad y alcancen los objetivos.
La organización formal se caracteriza porque está bien definida, tiene una delegación adecuadamente ilimitada y posee relativa estabilidad. La organización formal mas o menos arbitrario, a la cual debe adaptarse el individuo: decirle a este que tareas puede realizar y de que maneras especificas predispone su obediencia a las órdenes de individuos predeterminado, e indicarle que debe trabajar de modo cooperativo con las demás personas, prescrita de modo nominativo.
La organización formal facilita el establecimiento de objetivos y políticas; en una forma de organización relativamente fija y predeterminada, lo cual permite a la empresa pronosticar su futuro y sus probables ganancias. Sin una base organizacional constante, no se podría confiar en los pronósticos.
Es decir, que, estará deliberadamente planificada, dando gran importancia a la coordinación de actividades y estructurada jerárquicamente con objetivos establecidos, especificación de las tareas y relaciones de autoridad y responsabilidad definidas.
ORGANIZACIÓN INFORMAL: Los primeros conceptos fundamentales de la teoría de las relaciones humanas fueron expuestos por Roethlisberger y Dickson, ambos verificaron que el comportamiento de los individuos en el trabajo no podía ser comprendido de manera adecuada sino se consideraba la organización informal de los grupos, así como las relaciones entre la organización informal y la organización formal de la fábrica.
Algunos patrones de relaciones encontrados en la empresa no aparecen en los organigramas: individuos que se identifican con otros, grupos que se rechazan etc. Los cuales constituyen la llamada organización informal, que se desarrolla a partir de la interacción impuesta y determinada por la organización informal. Los patrones informales de relación adoptan diversas formas, contenidos y duración, lo cual demuestra que no sirve la organización social de una empresa corresponde con exactitud a su organigrama en un sistema informal de relación, cada individuo necesita un mínimo de interacción con otros individuos.
El conjunto de interacciones y relaciones establecidos por los diversos elementos humanos de una organización se denomina organización informal, en contra posición a la organización formal que está constituida por la estructura organizacional compuesta de órganos, relaciones funcionales, etc. En consecuencia. El comportamiento de los puntos sociales de una empresa está condicionado por la organización racional y la organización natural. En el seno de toda actividad humana organizada existen procesos espontáneos de la evolución social que conducen a la organización informal, natural, se manifiestan los usos y costumbres, en las tradiciones en los ideales y en las normas sociales.
La organización informal presenta las siguientes características:
- Relación de antagonismo.
- Estatus.
- Colaboración espontánea.
- La posibilidad de oposición a la organización formal.
- Cambios de nivel y modificación de grupos informales.
- La organización informal trasciende la organización formal.
ORGANIZACIÓN LUCRATIVA: recibe su nombre ya que la misma posee fines de lucro, es decir que además de buscar una rentabilidad social, busca una rentabilidad económica. Este concepto lo podemos simplificar diciendo que son aquellas organizaciones que buscan un beneficio económico.
ORGANIZACIÓN NO LUCRATIVA: Son organizaciones sin fines de lucro, es decir que su objetivo principal no es la búsqueda de un beneficio económico.
ORGANIZACIONES SEGÚN SU GRADO DE CENTRALIZACIÓN
Es decir, según la medida en que la autoridad se delega. Se dividen en:
ORGANIZACIONES CENTRALIZADAS: En una organización centralizada, la autoridad se concentra en la parte superior y es poca la autoridad, en la toma de decisiones, que se delega en los niveles inferiores.
Están centralizadas muchas dependencias gubernamentales, como los ejércitos, el servicio postal y el misterio de hacienda.
ORGANIZACIONES DESCENTRALIZADAS: En una organización descentralizada, la autoridad de toma de decisiones se delega en la cadena de mando hasta donde sea posible. La descentralización es característica de organizaciones que funcionan en ambientes complejos e impredecibles. Las empresas que enfrentan competencia intensa suelen descentralizar para mejorar la capacidad de respuesta y creatividad.
En este punto, y a manera de complementar lo anterior, cabe señalar que según Hitt, Black y Porter, con frecuencia, los estudiantes perciben que formalización y centralización son esencialmente lo mismo, y por tanto, creen informalización y descentralización como sinónimos. Sin embargo, éste no es el caso. Se puede tener una organización muy formal que esté altamente centralizada, aunque también una organización formal que esté bastante descentralizada. Por otro lado, también habría una organización altamente informal que esté descentralizada o altamente centralizada.
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