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CONCEPTO
Ilustración de la organización que muestra líneas formales de autoridad, las posiciones oficiales de la autoridad y la división de las labores.
VENTAJAS
Indican la relación de jerarquía que guardan entre sí los principales órganos que integran una dependencia o entidad.
Facilitan al personal el conocimiento de su ubicación y relaciones dentro de la organización.
Ayudan a descubrir posibles dispersiones, lagunas, duplicidad de funciones, múltiples relaciones de dependencia y de niveles y tramos insuficientes o excesivos de supervisión y control.
La idea básica de los organigramas es que todo individuo en la organización pueda identificar a su jefe y las líneas de autoridad.
Los organigramas pueden clasificarse de acuerdo con su:
- Contenido
- Aplicación
- Presentación
ESTRUCTURAL
Conformado por los entes estructurales que permiten cumplir con los objetivos previstos en el Reglamento General que rige y orienta su acción, y misión.
FUNCIONAL
Determina la existencia de diversos supervisores, cada cual especializado en determinadas áreas. Esto significa que la organización no cumple con el principio de unidad de mando.
INTEGRACIÓN DE PUESTO
Destacan dentro de cada unidad de los diferentes puestos establecidos, así como el numero de plazas existentes y requeridas.
2. APLICACIÓN
A)GENERAL
Presenta toda la organización y sus interrelaciones. Se le conoce también como carta maestra.
B) ESPECÍFICO
Representa la organización de un departamento o sección de la empresa.
3. PRESENTACIÓN
VERTICAL
Representa toda la organización ramificando las unidades de arriba hacia abajo, colocando a un titular en el nivel más alto.
B) HORIZONTAL
Representa las unidades ramificadas de izquierda a derecha, colocando al titular al extremo izquierdo.
C) MIXTO
Representa la estructura utilizando combinaciones horizontales y verticales.
D) BLOQUE
Variante del tipo vertical que sirve para representar un número mayor de unidades en espacios.
ELEMNTOS BÁSICOS DE UNA ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL
- División del trabajo
- Jerarquización
- Departamentalización
- Coordinación
1. DIVISION DEL TRABAJO
Las organizaciones, al crecer o al aumentar sus funciones, se les hace necesario distribuir las actividades entre las personas idóneas, delegándoles con claridad y precisión la responsabilidad y autoridad correspondiente para su ejecución.
2. JERARQUIZACIÓN
Disposición de las funciones de una organización por orden de rango, grado o importancia.
3. DEPARTAMENTALIZACIÓN
División y agrupamiento de las funciones y actividades en unidades específicas, con base en su similitud.
Tipos de departamentalización:
- Funcional.
- Por territorio o gráfica.
- Por producto.
- Por cliente.
- Por proceso.
A) DEPARTAMENTALIZACIÓN FUNCIONAL
Agrupa a los empleados en unidades de acuerdo con sus ámbitos de competencia y con los recursos de que echan mano para realizar un conjunto común de tareas.
B) DEPARTAMENTALIZACIÓN POR TERRITORIO O GRÁFICA
Agrupa la mayor parte o todas las funciones relacionadas con los clientes en cierta zona geográfica, en lugar de dividir las funciones entre los distintos gerentes o agrupar todas as tareas en una ubicación central.
C) DEPARTAMENTALIZACIÓN POR PRODUCTO
- Permite hacer cambios rápidos en las líneas de productos.
- Ofrece claridad en la línea de productos.
- Promueve el interés en las necesidades de clientes.
- Define las responsabilidades de cada línea de productos.
- Permite a los gerentes concentrarse en las líneas funcionales.
D) DEPARTAMENTALIZACIÓN POR CLIENTE
- Fomenta el enfoque del cliente.
- Identifica con claridad los clientes clave.
- Permite la comprensión de las necesidades del cliente.
- Desarrolla gerentes y empleados para que se vuelvan defensores del cliente.
E) DEPARTAMENTALIZACIÓN POR PROCESO
Se construye usualmente alrededor de una maquina o de un grupo de equipos interrelacionados.
Diversas etapas de fabricación de un producto.
MODELOS BÁSICOS DE ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES
- Organización Lineal.
- Organización funcional.
- Organización Staff.
- Organización por Comités.
- Organización por proyectos.
- Organización matricial.
1. Organización lineal
La autoridad se concentra en una sola persona, quien toma las decisiones es generalmente el director o gerente general. Se asigna y distribuye el trabajo del jefe a los subalternos.
VENTAJAS:
- Sencilla y clara.
- Implanta disciplina laboral.
- Existe rapidez de acción.
- No hay disputas por la autoridad.
- Las responsabilidades están bien determinadas.
DESVENTAJAS:
- Poca o nula especialización.
- Poca flexibilidad.
- Dificultad para que los jefes dominen todos los aspectos a coordinar.
- Cargas de trabajo grandes.
- Gran dependencia del recurso humano.
2. Organización funcional
Diferencia las actividades de una empresa en técnicas comerciales, financieras, contables y administrativas. Se basa en la naturaleza de las actividades a realizar. Se dividen en unidades, de manera que cada una de ellas contenga un conjunto de obligaciones y responsabilidades.
VENTAJAS:
- Se aprovecha la especialización.
- Permite separar las actividades en sus elementos más simples.
- Estructura para la producción de bienes y servicios.
- La división del trabajo es planeada, no accidental.
- Rápida adaptación.
- Proporciona a los gerentes un mayor control.
DESVENTAJAS:
- Dificulta definir la autoridad y la responsabilidad de cada jefe.
- Se duplica el mando.
- Se reduce la iniciativa.
- Al crecer la empresa surgen problemas de control y coordinación.
3. Organización Staff
Se utiliza como consecuencia de la expansión de los grandes organismos del avance tecnológico. En esta modalidad existen asesores en aspectos concretos y determinados. Cabe resaltar que no pueden dar órdenes.
VENTAJAS:
- Se basa en la especialización.
- Permite la especialización de los asedores.
- Compensa el costo adicional con el aumento de eficiencia en las operaciones.
- Proporciona conocimientos especialia-
- zados a quienes toman las decisiones.
DESVENTAJAS:
- Confusión respecto de las funciones y posición de los asesores.
- Los asesores pueden ser poco efectivos.
- Los punto de vista de los asesores pueden ocasionar dificultades.
4. Organización por comités
Formados por grupos de personas a los cuales se les asignan diversos asuntos administrativos, y se encargan de discutir y decidir la resolución del o los problemas que puedan presentarse.
VENTAJAS:
- Aclara y produce muchos puntos de vista.
- Se pueden delegar asuntos entre los miembros del comité.
- Se fomenta la participación y la cooperación.
- El director o gerente general está libre de críticas.
DESVENTAJAS:
- Puede haber un gran número de miembros.
- Lentitud para poner en práctica las soluciones.
- Exceso de reuniones.
- Las acciones pueden ser superficiales por falta de tiempo.
5. Organización por proyectos
Utilizado por empresas de carácter técnico que requieren una intensa investigación, planeación, y coordinación. Se necesita de mucha responsabilidad de parte de los encargados y comunicación formal.
El tiempo en el que se realiza suele ser limitado.
VENTAJAS:
- Promueve el establecimiento de estrategias de crecimiento.
- Se adapta a los cambios en el ambiente.
- Proporciona datos objetivos y concretos.
- Se utiliza al personal con las mejores aptitudes
DESVENTAJAS:
- Costo elevado
- Dificultada para contratar personal especializado por corto tiempo.
- Complicación en la ejecución de los proyectos cuando intervienen dos o mas unidades funcionales.
6. Organización matricial
Es una combinación entre la estructura de la organización funcional y por proyectos.
Se obtiene personal de la organización funcional en la matriz solo por un tiempo para cumplir con determinadas actividades dentro de un proyecto.
VENTAJAS:
- permite atender simultáneamente diferentes proyectos.
- Facilita la coordinación, concentración y especialización relacionada con los proyectos.
- Ayuda a la adaptación al ambiente
- Permite la utilización de recursos comunes.
- Permite el aprendizaje a los recursos humanos
DESVENTAJAS:
- No se adapta a organizaciones que requieren estabilidad.
- Dificultad de comprensión de las tareas.
- Existen objetivos y responsabilidades opuestos.
- Costoso
- Lucha de poder.
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